領導的時間管理

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除了管理自己的情緒和自信心外,時間管理亦是很多教牧和領袖所關注的。我們總是看到教會內很多人好像很忙碌,很勤力,但感覺有點辦事效率卻不高,原因在哪裡?也許時間的運用和個人的性格、工作習慣並思維方式等有關,很多時候我們花了不少時間在不知什麼工作上,到晚上才覺得一事無成!但這樣的情況並不是不能改變的。

其實有效的時間管理不單能提升工作上的效率,也能減低各人的疲累,同時將精力導引至更有意義的事情上。所以若牧者和領袖都能掌握一些時間管理的基本概念和技巧,便能事半功倍,更輕鬆地事奉。

林林總總的時間管理技巧中,核心的概念是訂立優先序和守紀律。訂立優先序是要決定那些事情應該做,那些不應該做,或不是由自己來做。教會內,好像很多聚會和活動都是重要,總有可以服侍人的地方,然而我們要看清楚自己的角色、能力和時間,重要的事情不都是要自己參加和對自己有益處,凡事總有輕重緩急,若有優先序,便不用東奔西跑,沒有了時間,也沒有了自己!大家都明白應該要有這種態度,但不是每個人都可養成習慣,故守紀律便是第二個大原則。要做到不應做便不做是困難的,有時更會得罪別人,但要做好時間管理,紀律是必須守的。

如何開始管理自己的時間?首先可檢視過去一個月你做了什麼,參加了多少個會議,做了一些什麼決定。今天回望時,有哪些會議是不用開的,又或若掌握多些資料,多作些準備工夫,會議便不用這樣冗長。同時又見了什麼人?真的要見嗎?又誰是沒有見但應該要見的呢?還有多少時間花在交通(是乘車走路)上,若改用其他交通工具,是否更快捷?最後,有多少個人安靜休息時間?多少不知道如何失去了的時間?有了這分析,便可看到自己過去的工作模式和優先序,從而規劃更理想的時間分配。

實際上,我們很多都是不敢拒絕別人的人,學習 ‘say no’是最基本和實用的技巧,特別是一些緊急突發的事情,往往佔去不少時間,除了生命問題之外,相信很多事情都是可以等待和由別人去做,當然應要負起責任的便不應拒絕。此外,懂得找人幫忙分擔亦是重要,授權和賦權不單可以減省自己的工作量,又可培育接班人和未來的領導,但要找到合適的人,是要一定的準備工夫,從另一角度來看,若由小事開始,錯了也沒有什麼大不了,便沒有問題。不能拒絕和不願找人都是態度的因素居多,怎樣去做反而是次要。

專心和不拖延亦是兩種減省浪費時間的處事技巧。今天流行多重工作,以為同時做多項任務便可省卻時間,又可能做一件事情時受到干擾,要分身兼顧其他。不專心的結果往往是事情可能完成了,但花多了時間亦不一定有好效果!此外,我們也有傾向拖延一些不願做的工作,往往到死線才來做,結果亦加重了心理壓力,能夠早一些準備,便可更安心,若有問題,又有時間跟進,何樂而不為?

雖然時間管理和個人的性格有關,但工作習慣和思維方式是可以改變的!

 

劉忠明

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領導的自信

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多種壓力的源頭中,以和工作有關的最普遍。一些壓力是和工作本身的危險和時間性有關的,如消防員、急症室醫護人員、記者,現在可能包括快餐店服務員、教師、教牧傳道等,都在高壓之列,工作性質已令人透不過氣來。但很多時候,壓力也來自週邊的環境,如上司、顧客、制度等,特別是關乎個人表現、問責、報酬等問題時,更感壓力,所以怎樣正確地面對工作的壓力亦是重要的。

除了一些降壓技巧外,提升心理質素是重要的。在重要的比賽中,參賽者的心理往往決定了賽果,在職場也是如此,有自信的話,可以避免一些不必要的壓力,在教會內亦沒有例外,教牧同工有足夠自信時,則比較容易提升情緒智商。試想一位新任的傳道人,面對一群看來德高望重的長執和虎視眈眈的會眾時,若沒有一定的自信,必然畏首畏尾,不敢在講台上大膽教導。相反,若有太多自信,則可能自視過高,看不起別人,做成不少衝突。

要自己「看得合乎中道」的話,則要「照著神所分給各人信心的大小」了(羅12:3) 。中道是理智和慎重的意思,而信心則是對神的信心,唯有按着我們對神的信心,我們才可理性地正確看自己,正確地理解自己的恩賜,因而明白在教會內服侍的角色。所以自信是從與神同行的經歷而來,不單是個人的資歷和才能,也不是情緒上的反應。教牧回應召命時,應已知道如何運用恩賜來服侍教會。這種建基於對神的信心的自信,和一般所謂的自信心、自我肯定便不一樣了,並不是倚靠心理培訓和群體活動便能建立,可能多是在祈禱讀經和團契相交中建立起來。

這種自信,雖然和屬靈操練有關係,但也少不了對自己的反省和認識。雖然我們都明白我們在神裏的獨特價值,也知道人人不同,不應作出比較,但卻往往需要別人的肯定。所以自信的提升,是要雙管齊下的,要對自己有足夠認識,也要有空間來互相鼓勵。

要正確認識自己,少不了要知道自己的長處和短處,包括性格、學習模式、思維方式和能力上,也要清楚自己的恩賜,坊間已有不同的評估工具,不用多加介紹,但重要的是要接納本相,神所創造的,無不美好,人是有責任去使用恩賜回應召命來榮耀神。個人層面,肯定恩賜之餘,也要有實質操練各種「工作」的行動,如改善教導、主持會議、輔導等技巧等,技巧和效果有提升的時候,自信便增加。

另一方面,同工之間的互相愛護和鼓勵也是重要。約書亞和提摩太都需要摩西和保羅來肯定,才能剛強壯膽,回應召命和負起責任,可見有人在旁輔助和建立是不可忽略。若有師傅和教練(mentor and coach) 這類安排,扮演守望和建立同工的角色,則可幫助同工自信的發展,持有開放的心態,願意接受幫助的胸懷,亦是對領導者的挑戰。

 

劉忠明

領導的情緒管理

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領導者往往忽略自己的需要!在領導別人時,常常忘記了自己也要自我管理來保持健康,不單是肉體的健康,情緒健康亦是非常重要。

各種情緒問題中,以緊張和焦慮(stress and anxiety) 最為普遍,這些問題的來源往往是壓力,若控制不好,便會產生抑鬱,較嚴重的,更會導致耗盡(burn-out) ,失去動力,不願事奉,可能連基本生活也有困難。這些事情不單在競爭大的企業內發生,在學校、機構、教會、甚至家庭中都有不少例子。故此,近年有人提倡情緒智商,希望提高各人的抗逆力,減低情緒病的發生。

 

既然壓力是最主要的來源,我們可以消除壓力嗎?要降壓,我們便要知道壓力是從何而來。一般職場上的壓力是從工作環境和工作本身而來。工作氣氛、上司態度、制度公平性、人際關係、工作對體力、智力和精神的要求等等,都可以是壓力的來源,再加上家庭的負擔和期望、職業的際遇、個人的理想等都有影響。因此我們可以肯定地說,壓力是不能消除的!我們可以做的,只是如何管理和看待這些壓力來源,就是要懂得調節情緒。

 

在教會的處境下,牧者是較為容易在情緒上受傷害,可能事奉工作中較孤獨,付出又多,同時又不能以弱者姿態見人,在沒有機會宣洩情緒時,便容易有焦慮和抑鬱。作為教會的領袖,我們當然要處理組織和制度上引發壓力的地方,不要讓事奉的環境絆倒弟兄,但另一方面,有沒有建立預防的機制,可以偵測出同工的情緒和提供足夠的支援,都是不可缺少的。

 

當然每人對壓力的回應都不一樣,有些人有較高的抗逆力,這和性格和經驗等不無關係,然而一個人怎樣看壓力亦是重要的。這是認知和價值觀的問題。若看事工的成敗是一己的責任,教會內大家都是聖潔兼公義的,這種理想化了的思維便容易引起情緒的不安。正確地看自己的能力和事奉的要求,是自我管理的第一步。

 

所以,首先要做的是對自己有多些了解,知道壓力引發點是在哪些地方,盡量糾正認知上的偏差,減少對自己過分的要求。此外,有一些個人可以做的工夫,可培養成為習慣,也應可舒緩壓力,例如正面的思考模式,不從負面角度來看人和事物,安排閒暇活動,經常運動,將日常工作上的張力降低,都有助減少壓力。更改飲食習慣,不讓自己太匆忙,也是可以緩和緊張的生活和工作狀態,亦有助靈命培育。

 

此外,面對壓力緊張時的一些具體鬆弛技巧,也有幫助,例如深呼吸,離開現場(若可能) ,輕輕的閉目思想神的話語和默禱等,都是有用的技巧。

 

當然,不要單獨面對壓力,建立支援網絡是積極的做法,而且有更好的效果。

 

劉忠明

領導之難(一)情緒困擾

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跟據forbes.com報導:2012年美國一項關於人力資源的調查,未來十年,眾多關於機構人事發展的問題中,建立領袖是第二重要的關注議題。缺乏領袖,或缺乏願意承擔的領袖確是個嚴重問題。沒有新領袖上場,領袖傳承便成為一大難題。羅列一大堆沒有人願意成為領袖的原因不難,這裡首先討論領導之難,到底難在哪裡?

第一個探討的是情緒問題。以往領導及管理的討論,主要圍繞在技巧方面的討論,不過,個人能力超卓,是否代表就能成為好領袖?我們身處「沒有英雄的年代」,能力再強,若沒有團隊,或跟隨者不同心,甚麼也做不來。有能力,不一定能有成就。

而領導之難,特別是基督徒群體,我們都會期望領袖都是好榜樣,永遠都是心平氣和的好牧人,大哥哥,發脾氣的就是失見證。教會或機構內有問題的人來找你傾訴,特別是那些平日表現溫和又樂於聆聽的,總接收不少「情緒垃圾」。這些「情緒垃圾」累積下來,平日「情商」(EQ)多高的也會崩潰。

作為領袖,你的跟隨者在家庭、人際關係、身體健康等方面遇上問題,你總不能視而不見。在教會或機構內,不少工作都是良心工作,參與者不是為名為錢來「打工」,而是為了使命而參與服侍,我們當然可以澆以大義,請對方放下情緒,憑信心與禱告繼續履行那偉大使命中的微小工作。苦是要訴的,但接收以後,又如何處理?

不少時候,在偉大使命面前不是平安和喜樂,而是壓力、焦慮與憤怒的同在。領導之難,在於處理「情緒垃圾」時有入無出,落到谷底,便進入耗盡的狀態。情緒更壞,旁人不敢親近,有話不敢直說,團隊之內變得步步為營,信任便隨之減少。今日不少牧者也患上不同程度的情緒病,有要吃藥的,也有要停職的。不是他們不屬靈,而是沒有好好管理或處理情緒。

管理情緒的理論很多,關鍵不是知與不知的問題,而是行動。近年的領導學課題,也提到領袖的生活平衡。靈命健康除了讀經祈禱退修外,還有作息時間、運動與飲食、社交消閒等方面的平衡。知而不行,也是沒有行為的認知,是死的!

 

呂慶雄