彈性何其多

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◎劉忠明

在組織管理的概念下,辦事不能沒有彈性,但彈性太多便變成無王管,若要有良好的管治,制度是必需的。然而如何平衡制度和彈性?

電影及電視劇中多有一些不依規則辦事的人,他們的行為往往苦了他們的團隊,但他們卻經常有出色的表現,現實生活中也有相同的場景,有些不按規則來工作的人可能有較好的表現。在教會,一些創新的事工和事奉理念,也可能是不依常理而出現的,既是如此,領導人如何下放權力,增加前線的彈性,減少不服從的挑戰?

若要增加彈性,應考慮什麼?彈性又是否真的可以達成目標?

制度是有存在的必要。沒有制度,便陷入人治甚或君權主義式的管理,亦有可能無政府狀態,陷入混亂。制度雖有限制,但可保障在正常情況下,做事有規有矩,不會運作失效。很多人不敢讓前線的人多些彈性,多是恐怕一旦制度被衝擊,便一發不可收拾,高層所訂的方針和政策便不可實行,因此用嚴格控制方式來領導。

但這卻帶來官僚和僵化的問題,制度往往是落後於形勢,同時也不能預設所有場景,有效地作事前的計劃。如訂立契約一樣,只能就一般情況做出規定,而實際上可能出現的情況甚多,所以重要契約的條文亦頗多頗長,但要涵蓋所有事情是不可能的,故要加上例外情況便得再商議等條款,因此單單依賴制度來帶領不是上佳之法。

但彈性也要合法、合情和合理。上有政策、下有對策不是太應該的,但有時候前線的必須這樣做,因制度限制了他們去完成目標。這種偏離制度的心態可能從高層來看是不合法,但卻是有效和合理的。

賦權可以解決問題嗎?這是近年流行的一種管理方法,意思是將下屬應有的權力歸還給他們,即下放決策權至適當的員工階層。例如在零售店,這些員工可以是前線銷售的員工,也可以是分店經理,總而言之,當他們有一定的的決策權時,便能有效地面對不同顧客的要求。與此同時,獲賦權的員工也高興,不單多了權力,方便工作,同時又有被尊重的感覺,實一舉數得的有效管理方法。故賦權在很多企業都被視為不能不實施的現代管理法。

在教會又如何?既然制度不能涵蓋所有的可能性,那麼賦權牧者、導師、團長,以致一些在前線服侍的信徒便可解決問題。容讓各人視個別需要而有不同的處理方法看似甚有吸引力,不但增加彈性,又可幫助各人解決問題,和企業一樣,應該可以增加各人的滿足感和歸屬感。

這想法理論上是可行的,但增加彈性便帶來一定的風險,因為教會面對的是人的問題居多,變數自然多一點,即解決問題的方法多樣化,基於各人理解和經驗不同而有差異,可能沒辦法統一,亦較難作出事先的討論,相對於企業的營運較為缺乏標準化。但正正因爲不能每件事都能預先説明和給予確切指引,賦權便更加重要。所以若不能倚賴制度,教會便要承擔增加彈性的風險。可惜今天很多教會都不願意承受風險,而仍倚靠失效的制度來運作。

如何減低風險?在提供人力服務的專業團體中,例如輔導,都有一些專業守則,他們沒有既定的方法處理受眾,但因有守則,大概不會出亂子。這是文化和培訓的效果。教會內也許亦可建立這些文化,亦應提供足夠的培訓,使各人有相同的價值觀,在處事待人方面有相同的理解,便不會離開核心價值,失效的風險便可減低。

所以制度是必須的,卻有其限制。要解決問題只好走賦權之路。在實踐賦權時,亦不能急進,適宜有系統按步就班地慢慢推行。

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