領導的時間管理

998274_60798914

除了管理自己的情緒和自信心外,時間管理亦是很多教牧和領袖所關注的。我們總是看到教會內很多人好像很忙碌,很勤力,但感覺有點辦事效率卻不高,原因在哪裡?也許時間的運用和個人的性格、工作習慣並思維方式等有關,很多時候我們花了不少時間在不知什麼工作上,到晚上才覺得一事無成!但這樣的情況並不是不能改變的。

其實有效的時間管理不單能提升工作上的效率,也能減低各人的疲累,同時將精力導引至更有意義的事情上。所以若牧者和領袖都能掌握一些時間管理的基本概念和技巧,便能事半功倍,更輕鬆地事奉。

林林總總的時間管理技巧中,核心的概念是訂立優先序和守紀律。訂立優先序是要決定那些事情應該做,那些不應該做,或不是由自己來做。教會內,好像很多聚會和活動都是重要,總有可以服侍人的地方,然而我們要看清楚自己的角色、能力和時間,重要的事情不都是要自己參加和對自己有益處,凡事總有輕重緩急,若有優先序,便不用東奔西跑,沒有了時間,也沒有了自己!大家都明白應該要有這種態度,但不是每個人都可養成習慣,故守紀律便是第二個大原則。要做到不應做便不做是困難的,有時更會得罪別人,但要做好時間管理,紀律是必須守的。

如何開始管理自己的時間?首先可檢視過去一個月你做了什麼,參加了多少個會議,做了一些什麼決定。今天回望時,有哪些會議是不用開的,又或若掌握多些資料,多作些準備工夫,會議便不用這樣冗長。同時又見了什麼人?真的要見嗎?又誰是沒有見但應該要見的呢?還有多少時間花在交通(是乘車走路)上,若改用其他交通工具,是否更快捷?最後,有多少個人安靜休息時間?多少不知道如何失去了的時間?有了這分析,便可看到自己過去的工作模式和優先序,從而規劃更理想的時間分配。

實際上,我們很多都是不敢拒絕別人的人,學習 ‘say no’是最基本和實用的技巧,特別是一些緊急突發的事情,往往佔去不少時間,除了生命問題之外,相信很多事情都是可以等待和由別人去做,當然應要負起責任的便不應拒絕。此外,懂得找人幫忙分擔亦是重要,授權和賦權不單可以減省自己的工作量,又可培育接班人和未來的領導,但要找到合適的人,是要一定的準備工夫,從另一角度來看,若由小事開始,錯了也沒有什麼大不了,便沒有問題。不能拒絕和不願找人都是態度的因素居多,怎樣去做反而是次要。

專心和不拖延亦是兩種減省浪費時間的處事技巧。今天流行多重工作,以為同時做多項任務便可省卻時間,又可能做一件事情時受到干擾,要分身兼顧其他。不專心的結果往往是事情可能完成了,但花多了時間亦不一定有好效果!此外,我們也有傾向拖延一些不願做的工作,往往到死線才來做,結果亦加重了心理壓力,能夠早一些準備,便可更安心,若有問題,又有時間跟進,何樂而不為?

雖然時間管理和個人的性格有關,但工作習慣和思維方式是可以改變的!

 

劉忠明

廣告

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com Logo

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google+ photo

您的留言將使用 Google+ 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

w

連結到 %s